Làm gì với hàng tồn kho?

Làm gì với hàng tồn kho?

Hàng tồn kho quá nhiều hay quá ít đều gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh. Với các doanh nghiệp sản xuất thực phẩm, hàng tồn kho luôn là mảng được quan tâm đặc biệt vì sản...

Hàng tồn kho quá nhiều hay quá ít đều gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh. Với các doanh nghiệp sản xuất thực phẩm, hàng tồn kho luôn là mảng được quan tâm đặc biệt vì sản phẩm thường có thời hạn sử dụng nhất định, nếu không quản lý tốt có thể phải bỏ đi, đồng nghĩa với việc thâm hụt doanh thu và lợi nhuận.

Quản trị hàng tồn kho ở doanh nghiệp sản xuất

Bà Lê Thị Thanh Lâm, Phó Tổng giám đốc CTCP Sài Gòn Food (SGF) cho biết, với một doanh nghiệp có nhiều mặt hàng như SGF thì việc tính toán thời gian tồn kho cho từng mặt hàng, từng sản phẩm cụ thể là khác nhau. Những sản phẩm có hạn sử dụng ngắn trong vòng 2-3 ngày, được SGF cung ứng cho các cửa hàng tiện lợi thì hệ thống cửa hàng tiện lợi phải tự tính toán dung lượng hàng cho phù hợp sau đó đặt hàng SGF. Còn đối với những sản phẩm bảo quản tủ mát có hạn sử dụng từ 20 ngày tới 2 tháng, doanh nghiệp phải có kế hoạch tồn kho khác. Theo bà Lâm, doanh nghiệp phải lập kế hoạch sản xuất theo đơn đặt hàng. Trong quá trình sản xuất, bằng kinh nghiệm thực tiễn, các doanh nghiệp sẽ tính toán được lượng hàng bao nhiêu là hợp lý, thậm chí biết được mùa nào, tháng nào, ngày nào trong tuần bán chạy hàng, lượng hàng tiêu thụ ra sao để có kế hoạch sản xuất cho phù hợp.

“Sau khi đã dự đoán thị trường, doanh nghiệp còn chuẩn bị một lượng hàng dư ra nhất định. Chẳng hạn dự đoán 10 thì sản xuất 12, để bao giờ cũng đủ số lượng cung ứng cho siêu thị”, bà Lâm cho hay.

Ông Lý Trường Chiến, chuyên gia cao cấp tư vấn tái cấu trúc, quản trị chiến lược và phát triển nguồn lực cho rằng, tùy loại hàng, ngành hàng mà có nguyên tắc để tính tỷ lệ tồn kho phù hợp. Trong đó, ông Chiến đưa ra 3 điểm mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần lưu ý khi tính toán lượng hàng tồn kho cho phù hợp:

+ Một là, là đảm bảo nguyên tắc hàng first in – first out (vào trước – ra trước, là một phương pháp kiểm kê chi phí trong đó giả định rằng các mục hàng hóa nhập trước được xuất trước).

+ Hai là, hàng sản xuất đủ cung ứng cho nhu cầu.

+ Ba là, hàng dự trữ đủ cho rủi ro trong quá trình phân phối, giao nhận trong chuỗi cung cứng, nhưng cũng không vượt quá thời gian an toàn cho phép đối với từng mặt hàng.

“Chẳng hạn với những mặt hàng thực phẩm có thời hạn sử dụng 2 năm thì về nguyên tắc, ở quầy kệ siêu thị nếu còn hạn khoảng 9 tháng là người ta đã phải tìm cách “đẩy” đi rồi. Để hàng ra đến quầy kệ siêu thị, lại tính ngược trở về tới kho của mình lại thêm một khoảng thời gian nữa, nên phải kiểm soát khoảng thời gian sao cho hợp lý. Từ kiểm soát khoảng thời gian hợp lý sẽ dẫn tới tính toán sản lượng sản xuất hợp lý”, ông Chiến cho hay.

Bên cạnh đó, giám đốc sản xuất của một doanh nghiệp thực phẩm (không muốn nêu tên) nhấn mạnh thêm rằng, cần phải xác định KPIs về số ngày tồn kho và vòng quay hàng tồn kho – thước đo nhằm quản lý việc luân chuyển hàng hóa tồn trong kho. Việc xác định số ngày tồn kho dựa trên các yếu tố cơ bản như: chỉ tiêu của công ty, sức chứa của kho, năng suất của máy móc thiết bị, tính chất mùa vụ của ngành hàng kinh doanh, phân loại sản phẩm core (cốt lõi), non-core (không cốt lõi)…

Làm sao để tính toán đúng dung lượng thị trường?

Theo bà Lâm, việc dự đoán dung lượng thị trường của một doanh nghiệp sản xuất thực phẩm như SGF dựa trên kinh nghiệm của công ty và kinh nghiệm của hệ thống siêu thị. Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải thực hiện những nghiên cứu thị trường riêng, có xem xét tới động thái của các đối thủ cùng ngành, bởi các chương trình khuyến mại của đối thủ sẽ tác động trực tiếp đến lượng hàng tiêu thụ của các doanh nghiệp khác.

“Giả dụ, trên thị trường bán lẩu đông lạnh, nếu nhìn thấy một nhà cung cấp khác có chương trình khuyến mại đặc biệt với dòng sản phẩm lẩu của họ trong vòng 2 tháng thì chắc chắn trong 2 tháng đó, sản phẩm của mình sẽ bán chậm trong hệ thống siêu thị. Hoặc, nếu siêu thị có các chương trình khuyến mại, thì doanh nghiệp cũng phải phối hợp với siêu thị để biết được doanh số mặt hàng của mình có tăng tương ứng hay không. Nói chung là phải vừa chạy vừa phải ngó qua ngó lại xem người khác làm gì. Đây là kinh nghiệm mà bất cứ “dân sales” nào cũng phải biết”, bà Lâm dẫn chứng.

Chuyên gia Lý Trường Chiến cho rằng, về nguyên tắc tính gần đúng thì có nguyên tắc tính dung lượng thị trường. “Nhưng thực tế mọi thứ đều thay đổi; biết tính và tính thật kỹ thì biên độ giao động không lớn. Nếu thị trường bình thường thì mức độ đi hàng thế nào? Nếu có “tay chơi” nào đó làm khuyến mại thì sức mua sẽ thay đổi ra sao. Nếu các tay chơi lại tiếp tục khuyến mại thì gây ảnh hưởng lên thị trường thế nào? Khổ nỗi, số đông người kinh doanh không chịu nhìn tới những phần đó, mà chỉ lấy số chỉ tiêu năm chia 12 tháng, cùng lắm là xem xét một cách không thấu đáo về hoạt động hàng tháng so với cùng kỳ năm ngoái nhưng ít khi tìm ra được hệ số ảnh hưởng của thời vụ”, ông Chiến bình luận.

Giám đốc sản xuất một doanh nghiệp thực phẩm không muốn nêu tên cho biết, về cơ bản cách tính dung lượng thị trường thì nhiều người đều biết là phải dựa trên hệ số: (1) số người có nhu cầu (người mua); (2) số lượng sản phẩm muốn mua/người; (3) đơn giá của một sản phẩm. “Tuy nhiên, khi xác định hệ số này cần phải làm rõ sản phẩm là mới trên thị trường hay là sản phẩm đã có bán, đồng nghĩa với việc chúng ta đã có đối thủ cạnh tranh để tính toán thị phần cần khai thác cũng như giành lấy thị phần của đối thủ như thế nào. Ngoài ra, còn có thể tính thêm xu hướng tăng trưởng của ngành hàng (xu hướng tiêu dùng) trong tương lai. Các hệ số này phải dựa trên báo cáo nghiên cứu và phân tích do các tổ chức có chuyên môn và uy tín cao trên thị trường thực hiện”, vị này cho hay.

Làm gì với những hàng cận “đát” (date)?

Luôn có lượng tồn kho tối thiểu nào đó. Theo bà Lâm, các siêu thị thường quy định thời gian sản phẩm lưu thông phân phối cụ thể, và chỉ nhận các sản phẩm còn ít nhất 2/3 hạn sử dụng. Ví dụ, hạn sử dụng của sản phẩm là 12 tháng thì tới tháng thứ 5 siêu thị đã từ chối nhập hàng vào. Như vậy, dù ít dù nhiều tại doanh nghiệp sản xuất vẫn luôn có một lượng sản phẩm quá hạn lưu thông nhưng thời hạn sử dụng còn dài. Khi đó, doanh nghiệp buộc phải dùng các biện pháp khác để kích cầu, đẩy hàng đi. Phối hợp với siêu thị cho người tiêu dùng thử mẫu tại điểm bán (sampling sản phẩm) là giải pháp được lựa chọn trong trường hợp ít người tiêu dùng biết đến sản phẩm; hay tổ chức những chương trình chăm sóc đặc biệt, tư vấn sản phẩm… Tại SGF, việc thu hàng về bán cho cán bộ công nhân viên cũng là giải pháp khả thi bởi doanh nghiệp này có tới 2.500 người lao động.

Các chuyên gia gợi ý những giải pháp cơ bản để giải quyết hàng cận date:

+ Làm chương trình khuyến mại (chiết khấu, sử dụng làm sản phẩm tặng khi mua sản phẩm khác)

+ Làm ký gửi hàng hóa, tìm cộng tác viên để “đẩy” tồn kho (ký hợp đồng với cộng tác viên)

+ Nghiên cứu các thị trường khác: chuyển hàng hóa đến thị trường khác

+ Làm các hoạt động marketing như sampling cho người tiêu dùng (áp dụng tùy trường hợp cụ thể)

+ Thu hàng cận date về tái sản xuất thực phẩm (nếu có thể)

Xử lý hàng cận date nhìn từ góc độ nhân đạo thế nào?

Trước đây đã từng có câu chuyện ở Việt Nam, người ta đem hàng cũ về, tẩy date cũ và in lại date mới và đưa hàng quay trở lại thị trường. “Trong chừng mực nào đó, thông thường, một sản phẩm thực phẩm hạn sử dụng 2 năm chẳng hạn thì không phải hết hạn 2 năm ăn vào là có vấn đề ngay. Có những thứ hạn có thể lên được tới 2 năm rưỡi hay lâu hơn. Nhưng nếu xét về tính trung thực, đạo đức trong kinh doanh thì việc đem hàng về in lại date mới là hành vi không thể chấp nhận được. Có những thứ thuộc về đạo đức, doanh nghiệp phải hết sức giữ. Còn về mặt kỹ thuật, phải có nghiên cứu để đưa ra khoảng thời gian nào cho phù hợp nhất”, ông Chiến cho hay.

Ở những nước phát triển, cũng có những phong trào đặt vấn đề về hàng hết date. Về nguyên tắc, tâm lý chung mọi người đều không muốn dùng, nhưng khi kiểm tra kỹ thuật thì những sản phẩm này vẫn có giá trị sử dụng; nếu bỏ đi thì trở thành lãng phí vô cùng lớn và liên quan đến những hệ lụy khác (như phải tốn chi phí cho xử lý rác thải).

“Dù thế nào đi nữa, người làm kinh doanh vẫn phải nhìn vào cộng đồng khách hàng mục tiêu của mình, và mình phải xem xét điều kiện từ tốt nhất tới tệ nhất trong quá trình vận hành lưu thông sản phẩm của mình để lựa chọn phù hợp về thời gian sử dụng cho sản phẩm. Nếu bị tồn nhiều thì tùy loại hàng có thể xem xét đem về xử lý hoặc dùng cho những hoạt động xã hội. Tôi biết nhiều nơi, như các nhà hàng đồ ăn nhanh, những hàng gần hết hạn sử dụng thường không còn khả năng lưu thông, nhưng những người có nhu cầu mà không có tiền để mua thì vẫn có thể sử dụng, không có ảnh hưởng gì tới sức khỏe. Đây cũng là một cửa để doanh nghiệp xem xét giải quyết. Nếu thấy vấn đề đó vượt quá khả năng của doanh nghiệp, do giá trị đầu tư, hay quan niệm đạo đức thì phải cố gắng sản xuất ít lại, đừng để tình trạng dư thừa xảy ra”, ông Chiến khuyến nghị.

Lý Trường Chiến
Ông Chiến là chuyên gia cao cấp tư vấn tái cấu trúc, quản trị chiến lược và phát triển nguồn lực. Ông hiện đang giữ chức Chủ tịch Trí Tri Group và Phó ban cố vấn Hội đồng chuyên gia Hiệp hội Marketing Vietnam (VMA), và Phó viện trưởng phụ trách chuyên môn Viện Quản trị Chiến lược và Marketing (SMI). Ông từng tham gia tư vấn tái cấu trúc, quản trị hồi sinh và phát triển nhiều công ty như Trodicorp, Giấy Sài Gòn, Hồng Anh… và cố vấn marketing cho Unilever Vietnam.
Lê Thị Thanh Lâm
Bà Lâm hiện giữ chức Phó Tổng giám đốc CTCP Sài Gòn Food. Bà có bằng kỹ sư thủy sản và đã có hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chế biến và kinh doanh thủy hải sản và thực phẩm. Ngoài vai trò lãnh đạo tài Sài Gòn Food, bà Lâm còn là Phó Chủ tịch hội Nữ doanh nhân Tp.HCM, thành viên Hội đồng tư vấn hỗ trợ khởi nghiệp phía Nam.

Bài viết liên quan