Xây dựng chương trình thực tập trong doanh nghiệp

Xây dựng chương trình thực tập trong doanh nghiệp

Những chương trình thực tập dạng “pha trà và photocopy” thực sự đã lỗi thời, gây lãng phí và không còn xuất hiện ở các doanh nghiệp năng động. Đối với nhiều bạn trẻ, chương trình thực tập (internship) là con đường chuyển tiếp từ sinh viên thành một lao động thực sự, giúp họ áp dụng được những kiến thức tiếp thu trên ghế nhà trường vào công việc thực tế. Còn đối với doanh nghiệp, mô hình này đem lại vô vàn lợi ích mà quan trọng nhất là phát hiện nhân tài và xây dựng danh tiếng trong tuyển dụng.

Nhân sự Tác giả and

Hiệp hội Quốc gia các Đại học và Nhà tuyển dụng Mỹ (NACE) định nghĩa chương trình thực tập là một hình thức học qua thực hành, giúp sinh viên áp dụng kiến thức, lý thuyết có được trên ghế nhà trường vào thực tế và phát triển kỹ năng trong một môi trường làm việc chuyên nghiệp. Đối tượng chủ yếu của chương trình thực tập là các sinh viên, diễn ra vào mùa hè hoặc thời điểm sinh viên được nghỉ viết luận.

Được gì từ internship?

Những chương trình thực tập đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích. Thứ nhất, đó đương nhiên là một cơ hội lựa chọn nhân tài tương lai cho tổ chức (i), giúp doanh nghiệp có thể sớm đánh giá, sàng lọc ứng viên tiềm năng trước khi đề nghị cho họ một vị trí chính thức trong công ty, giảm thiểu chi phí tuyển dụng. Việc nhận sinh viên vào đào tạo cũng là cách để doanh nghiệp duy trì quan hệ với các trường đại học (ii), vốn là nơi cung cấp nguồn tuyển dụng chất lượng. Đây cũng là chiến lược hiệu quả để doanh nghiệp xây dựng hình ảnh trong cộng đồng (iii), thông qua việc đào tạo lao động tiềm năng cho xã hội, và thúc đẩy việc thực hành văn hoá vì con người trong đội ngũ nhân viên của công ty.

Khảo sát các mục tiêu của doanh nghiệp tại Mỹ khi tổ chức chương trình thực tập trong năm 2012-2013. 

Bên cạnh đó, bản thân sinh viên cũng sẽ đem lại quan điểm mới, cách tiếp cận khác lạ về những vấn đề của dự án và trong nội bộ doanh nghiệp (iv); cung cấp giải pháp nhân sự tạm thời cho những dự án mùa vụ (v) để giải phóng các chuyên viên, nhân viên các cấp cho những dự án đòi hỏi trình độ chuyên môn và kinh nghiệm cao hơn. Ngoài ra, dạy người khác chính là cách học nhanh nhất, việc tạo cơ hội cho đội ngũ nội bộ trở thành cố vấn, đi đào tạo, hướng dẫn cho thế hệ trẻ (vi).

Xây dựng thành công internship

Một chương trình internship thành công khi nó đem lại được lợi ích cho cả thực tập sinh và doanh nghiệp. Các bạn sinh viên được học, được thực hành, được nâng cao trình độ; tổ chức được sàng lọc ứng viên tiềm năng, có lực lượng lao động thời vụ và thực hiện được những cam kết cộng đồng.

Điều này là kết quả của một quá trình chuẩn bị tỉ mỉ và chi tiết, trong đó doanh nghiệp cần có sự cam kết từ tất cả các cấp, phòng ban. Nhà tuyển dụng cần vạch rõ và thống nhất mục tiêu mình mong muốn đạt được từ chương trình thực tập: tìm kiếm ứng viên tuyển dụng tiềm năng, hoặc nguồn nhân lực tạm thời, hay là để truyền tải thông điệp vì cộng đồng và hình ảnh doanh nghiệp đến với đông đảo công chúng? Tổ chức kỳ vọng gì ở thực tập sinh, cần có bao nhiêu người giám sát (mentor/supervisor), thời gian của kỳ thực tập, cách thức đánh giá, thực tập trả tiền hay không trả tiền, nếu có thì bao nhiêu, KPI đánh giá chất lượng giám sát và đào tạo của các mentor là gì? Tất cả những yếu tố này sẽ quyết định đến bản mô tả công việc được doanh nghiệp công bố rộng rãi cho tuyển dụng thực tập sinh sau này. Cách thức tốt nhất để thiết kế chương trình internship là sử dụng những dự án quy mô nhỏ, kéo dài trong khoảng từ 4 đến 8 tuần để các bạn trẻ trực tiếp tham gia giải quyết thành công dưới sự hướng dẫn, đồng hành của các mentor. Đó phải thực sự là những công việc có ý nghĩa nhằm phát triển kỹ năng, trình độ cho sinh viên, chứ không nhằm biến chương trình thực tập thành chương trình lạm dụng “lao động giá rẻ”.

Lưu ý rằng việc trả tiền hay không trả tiền cho thực tập sinh hoàn toàn phụ thuộc vào chính sách và quan điểm của doanh nghiệp. Đây là điều không bắt buộc, nhưng nếu có sẽ là động lực lớn thúc đẩy các bạn sinh viên cống hiến hơn cho công việc.

Tiếp theo, khâu tuyển dụng thực tập sinh cũng rất cần được doanh nghiệp coi trọng và thực hiện nghiêm túc như là tuyển dụng nhân viên mới. Khi công ty xây dựng kế hoạch cho chương trình thực tập, họ đã xác định luôn trình độ tối thiểu các bạn sinh viên cần đạt được để ứng tuyển vào vị trí intern. Bên cạnh đó, thông qua các bài kiểm tra, phỏng vấn, nhà tuyển dụng (đặc biệt là ở các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và môi trường làm việc khá kín đáo) cũng cần xác định xem thực tập sinh tiềm năng có phù hợp với văn hoá của doanh nghiệp không, nếu nhận vào có nguy cơ phá vỡ văn hoá của mình hay không. Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn hơn và thực hiện chương trình internship với số lượng lớn, khâu tuyển dụng có thể chỉ dừng lại ở việc lọc hồ sơ và làm bài kiểm tra.

Nhà tuyển dụng có nhiều cách để công bố chương trình thực tập của mình, trong đó phổ biến nhất là đăng tải công khai trên website chính thức và các trang mạng xã hội, mạng tuyển dụng, hoặc gửi thông báo đến nhân viên phụ trách chương trình thực tập tại một, hai trường đại học có ngành đào tạo phù hợp để tiếp cận các bạn sinh viên tại đó.

Doanh nghiệp cũng cần thực sự tạo môi trường học tập và làm việc lý tưởng dành cho các intern. Điều này bao gồm việc sinh viên thực tập được chào đón, giới thiệu đến các phòng, ban, nhân viên khác, cũng như được tham dự lớp đào tạo định hướng ban đầu. Intern cần nắm được quyền hạn, nghĩa vụ và nhiệm vụ của mình, được cung cấp kế hoạch làm việc tuần để thực hiện. Lúc này, các cố vấn, vốn là những chuyên gia của doanh nghiệp, sẽ có nhiệm vụ theo dõi và hướng dẫn các thực tập sinh đảm bảo tiến độ và hoàn thành nhiệm vụ.

Xuyên suốt chương trình internship, doanh nghiệp nên tạo cơ hội để các bạn hoà nhập thông qua việc tham gia những hoạt động chung của tổ chức. Đó có thể chỉ đơn giản là những bữa ăn trưa cùng đồng nghiệp, hoạt động vui chơi cuối tuần… Tuy nhiên, trên thực tế không có nhiều doanh nghiệp thực sự làm tốt khâu này, khiến nhiều bạn sinh viên đến làm việc nhưng lại như ở ốc đảo, không biết ai là ai, cũng không dám làm gì mình muốn.

Và tất nhiên, một chương trình thực tập không thể thiếu các đánh giá định kỳ, thông thường diễn ra vào giữa và cuối thời gian thực tập. Đó là lúc các intern báo về tiến độ, tình hình dự án đang thực hiện, tự đánh giá khả năng của bản thân, điểm mạnh, điểm yếu và sự hợp tác với các mentors quản lý mình. Ở kỳ đánh giá cuối chương trình, doanh nghiệp sẽ ghi nhận đóng góp của thực tập sinh và đưa ra những đề nghị tiếp tục thử việc hoặc tuyển dụng thẳng thành nhân viên chính thức. Nếu ứng viên không đáp ứng được những yêu cầu của tổ chức và thời gian thực tập không đem đến kết quả mỹ mãn, doanh nghiệp cũng nên tổ chức những hoạt động chia tay đàng hoàng để xây dựng và giữ gìn danh tiếng trong tuyển dụng.

Bà Phương Anh có 25 năm kinh nghiệm về phát triển tổ chức, quản lý và đào tạo nguồn nhân lực. Trước khi tham gia ban lãnh đạo công ty tư vấn quản lý MCG, bà từng là chủ nhiệm chương trình tư vấn giải pháp nguồn nhân lực của Grant Thorton/BG, giám đốc đào tạo và chuyên viên nhân sự cho một số tập đoàn quốc tế lớn. Bà đã và đang tư vấn, đào tạo nguồn nhân lực cho nhiều tổ chức, doanh nghiệp và dự án tại Việt Nam. Bà có bằng thạc sỹ quản lý của trường quản trị kinh doanh Solvay (Universite Libre de Bruxelles) - vương quốc Bỉ.
Bà Hà có bằng thạc sỹ chuyên ngành Báo chí, Truyền thông và Toàn cầu hóa tại đại học Aarhus (Đan Mạch). Với 10 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực báo chí và marketing, bà Hà hiện đang chịu trách nhiệm sản xuất nội dung cho Tạp chí Doanh Nhân bản in, cũng như các tin bài đa phương tiện trên phiên bản trực tuyến.

Bài viết liên quan