Trị “cơn đau đầu” mang tên overhead cost

Trị “cơn đau đầu” mang tên overhead cost

Doanh thu tăng, thị trường mở rộng, ấy vậy mà khi tính toán, người chủ chợt nhận ra tình trạng bán được 10 thì lãi chỉ 1. Vậy lợi nhuận chạy đi đâu hết? Lúc này, nhìn lại hàng loạt các hoá đơn thuê mặt bằng, tiền thay dăm ba cái máy tính, tiền mực in, và các khoản chi tiêu được cho là vụn vặt khác, anh ta mới giật mình: những khoản chi phí hoạt động chung (overhead cost) vốn chẳng đóng góp trực tiếp vào việc tạo ra sản phẩm dịch vụ, đã ngấm ngầm bào mòn lợi nhuận bấy lâu nay.

Tài chính Tác giả

Doanh nghiệp dù là tập đoàn lớn hay start-up nhỏ, muốn duy trì hoạt động đều cần chi trả chi phí chung, chủ yếu bao gồm tiền thuê mặt bằng, điện-nước, bảo hiểm, tiền lương của bộ phận hành chính (back office), văn phòng phẩm… Tuỳ vào lĩnh vực kinh doanh mà khoản chi phí chung này sẽ nhiều, ít khác nhau; nhưng đều tiềm ẩn khả năng “hút máu” doanh nghiệp. Trong một nghiên cứu đăng trên tạp chí Harvard Business Review (Mỹ), hai tác giả Paul Leinwand, Giám đốc Quản lý toàn cầu, và Vinay Couto, Chiến lược gia về nhân sự và tổ chức của công ty kiểm toán hàng đầu thế giới PwC, đã chỉ ra rằng hầu hết các chủ doanh nghiệp chỉ hành động khi các vấn đề liên quan đến overhead cost đã hiện hữu, vượt quá tầm kiểm soát. Lúc đó, nhà quản trị bị dồn vào thế bị động và gấp gáp về mặt thời gian trước yêu cầu phải cắt giảm – giải pháp cải thiện đem đến hiệu quả tức thì.

Sức tàn phá tích tụ

Theo ông Phùng Trọng Hải, Giám đốc bộ phận Phân tích và Hoạch định tài chính (Associate Director, Head of FP&A) tại công ty Zuellig Pharma Việt Nam, sai lầm mà doanh nghiệp dễ mắc phải nhất trong quản lý overhead cost chính là việc sử dụng dư thừa. “Ví dụ như việc doanh nghiệp thuê diện tích mặt bằng quá lớn, ở vị trí đắc địa không cần thiết; hoặc chi phí dành cho mua sắm trang thiết bị quá xa xỉ nhưng lại không tối ưu cho hoạt động của công ty. Theo thời gian, lạm phát hoặc mức độ sử dụng có thể đẩy các loại chi phí hoạt động này tăng cao khiến doanh nghiệp trở tay không kịp”, ông Hải dẫn chứng.

Theo đó, với bản chất không gắn liền với việc sản xuất, chi phí overhead của doanh nghiệp rất dễ biến động và thường xuyên phát sinh mới. Điều chỉnh hoặc cắt giảm khoản này cũng vô cùng khó khăn bởi nó có thể đụng vào những vấn đề nhạy cảm, đặc biệt là về mặt nhân sự, hoặc gây ra những thay đổi về điều kiện làm việc và tác động tiêu cực đến chất lượng công việc của nhân viên. Do đó, khi nhắc tới overhead cost, chủ doanh nghiệp thường bỏ qua hoặc có biết thì cũng ngại giải quyết. Tuy nhiên, mất kiểm soát chi phí chung trong thời gian dài sẽ khiến doanh nghiệp phải trả giá không hề rẻ. Trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh, một khi doanh thu không đạt được như kỳ vọng, không thể tăng giá sản phẩm, dòng tiền về chậm mà chi phí vận hành thì cứ phát sinh với xu hướng tăng, doanh nghiệp dễ bị mất sức đề kháng về mặt tài chính, mất cân đối, thua lỗ, và phải đối mặt nguy cơ phá sản.

Bao nhiêu là vừa?

Rất khó để xác định một công thức chung để xác định chi phí hoạt động hoặc mức dự trù nếu overhead cost tăng. Tuy nhiên, doanh nghiệp có quy mô càng nhỏ thì việc theo dõi chi phí hoạt động càng thuận lợi hơn những doanh nghiệp lớn – vốn đã trở nên cồng kềnh, khó kiểm soát theo thời gian. Theo ông Hải, có hai giải pháp chính để quản trị overhead cost:

  1. Xây dựng hệ thống hệ thống dự báo ngân sách (Budgeting)

“Với hệ thống Budgeting này, doanh nghiệp có thể theo dõi và tính toán thận trọng mọi chi phí đầu tư và dự báo những khoản có thể phát sinh hoặc những biến động của những khoản tiền bất thường khi đem so sánh với ngân sách định kỳ hàng tháng. Ví dụ như ở nhiều công ty, họ theo dõi sự tăng trưởng của lợi nhuận gộp (bằng doanh thu trừ đi chi phí trực tiếp) so với sự tăng trưởng của chi phí hoạt động theo thời gian. Nếu chi phí overhead tăng lên quá nhiều so với lợi nhuận gộp thì đó là dấu hiệu cảnh báo cần sự can thiệp, điều chỉnh về tài chính”, ông Hải giải thích.

  1. Xây dựng hệ thống ABC (Activity-Based Costing)

ABC là hệ thống phù hợp với các doanh nghiệp lớn, dùng để theo dõi thường xuyên các khoản chi phí theo mỗi hoạt động của công ty. Việc phân tích chi phí cho từng hoạt động riêng biệt giúp doanh nghiệp có thể tổng kết và đưa ra từng báo cáo lãi-lỗ (P&L) riêng. Dựa vào đó, doanh nghiệp có thể thấy được trong từng loại sản phẩm hay đối tượng khách hàng có những lãi-lỗ như thế nào, phát sinh chi phí từ đâu và khoản đầu tư nào chưa tối ưu. Tuy nhiên, ông Hải cảnh báo hệ thống ABC tuy cho hiệu quả cao trong quản trị nhưng không dễ triển khai bởi những khó khăn trong việc đưa ra định nghĩa cho từng khoản chi phí phát sinh và xác định cơ sở cho việc phân bổ từng loại chi phí.

Cắt ở đâu, như thế nào?

Một khi đã xác định “bệnh” nằm ở đâu, công việc tiếp theo của nhà quản trị doanh nghiệp đương nhiên là phải tìm cách cải thiện, điều chỉnh và cắt giảm chi phí một cách hợp lý. Nhưng trước hết, cần phải xác định khoản phát sinh khiến chi phí vận hành tăng là phát sinh tức thời (once-off) hay lặp lại thường xuyên (returning). Ví dụ, chi phí tư vấn về luật chỉ cần đến trong một trường hợp cụ thể, thì doanh nghiệp không thể lên chiến lược cắt giảm dài hạn được.

Ông Hải đưa ra một số biện pháp phổ biến nhằm quản lý overhead cost:

  1. Tìm giải pháp thay thế: Doanh nghiệp nên đơn giản hóa và tối ưu hoạt động các quy trình nghiệp vụ, nhằm đảm bảo các chốt kiểm soát chặt chẽ đồng thời gia tăng hiệu quả kinh tế trong hoạt động. Bên cạnh đó, cần xem xét cơ hội ứng dụng tự động hóa trong các quy trình nghiệp vụ của các bộ phận hỗ trợ nhằm giảm thiểu chi phí và sai sót.
  2. Thuê hay mua: Doanh nghiệp đang cần nhân sự ở những bộ phận cụ thể thì nên cân nhắc giữa việc nên lập một phòng ban của riêng công ty mình hay sử dụng dịch vụ thuê nhân lực bên ngoài.
  3. Thuê trọn gói hay thuê phát sinh: Ví dụ như một công ty vận tải cần cân nhắc giữa việc thuê theo chuyến hay thuê theo tháng.
  4. So sánh giá giữa các nhà cung cấp
  5. Cắt giảm hoàn toàn một chi phí chung nào đó trong thời gian nhất định cho tới khi tình hình tài chính doanh nghiệp ổn định.

“Dù cho công ty lựa chọn biện pháp nào thì trước nhất cũng cần phân tích mức độ ảnh hưởng của biện pháp đó tới hoạt động hiện nay của mình, bao gồm ảnh hưởng tài chính và phi tài chính. Họ cần xác định mức độ rủi ro khi triển khai các biện pháp cắt giảm overhead cost có xứng đáng với khoản tiền tiết kiệm được không. Đây thường là công việc khó, trong nhiều trường hợp phức tạp, doanh nghiệp cần kết hợp nhiều mô hình tài chính (financial modeling) và các phòng, ban cần ngồi lại bàn bạc chi tiết với nhau, hoặc thuê dịch vụ tái cấu trúc tài chính từ bên ngoài”, ông Hải đưa ra lời khuyên.

Mức độ quyết tâm

Kiểm soát và cắt giảm chi phí hoạt động không phải là câu chuyện của ngày một, ngày hai, mà nó liên quan đến sức khoẻ và sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên đường dài. Nó đòi hỏi người đứng đầu doanh nghiệp cần có quyết tâm, bắt đầu sớm và giữ vững mục tiêu. Luôn ý thức được sự cần thiết của việc tiết kiệm chi phí và đưa ra nhiều ý tưởng để cắt giảm hợp lý là cách để doanh nghiệp tồn tại và có đủ tiềm lực để đạt được những mục tiêu lớn.

Bài viết liên quan